О выгрузке данных из ПП "Айтида" в бухгалтерские программы
Нас часто спрашивают, почему в программных продуктах Айтида Retail реализована выгрузка данных для бухгалтерии в виде готовых бухгалтерских проводок, а не документами. Ведь, это было бы так красиво – документы, введенные оператором в управленческой системе, целиком и полностью «скопировать» в бухгалтерию! К сожалению, в жизни, такой способ «упрощения» только добавляет работы бухгалтеру, а кроме того, серьезно снижает эффективность применения управленческой системы. В чем же причина?
Прежде чем разобрать технические тонкости обмена данными между двумя различными информационными базами, стоит отметить в корне противоположную природу бухгалтерского и управленческого учетов.
Управленческий учет, или, как его часто называют «оперативный» - предназначен для своевременного управления текущей деятельностью предприятия. Управления ценообразованием, запасами, персоналом, покупателями, управления поставками, производством, и многими другими бизнес-процессами, которые объединяет одно: для достижения успеха в управлении, ответственные сотрудники должны постоянно держать руку на пульсе событий. Жить не просто текущим временем, а желательно и забегая вперед – то есть, планируя.
Например, в управленческом учете для оформления правильного заказа поставщику необходимо знать остаток товара и его оборачиваемость. При этом совершенно не важно, куда делись бонусы от поставщика – были они проданы покупателям или списаны «на сотрудников». Если в магазине обнаружено несоответствие учетного количества товара фактическому – немедленно должна быть введен документ «инвентаризация» или «пересортица».
Поиск ошибок месячной давности в управленческом учете не только не имеет смысла, но и в определенной степени вредит – ведь ежедневные товарные отчеты уже сданы и подписаны так же, как подписана предыдущая инвентаризация, недостача по которой уже «списана» на зарплату сотрудникам.
Бухгалтерский учет, будучи синтетическим, совершенно не интересуется оперативной информацией. Ведь его задача – максимально оптимизировать сумму налогообложения и своевременно сдать необходимую бухгалтерскую отчетность. Надо ли говорить о том, что «отставание» бухгалтерского учета от оперативного в некоторых компаниях доходит до полугода, а один-два месяца это практически норма.
Различная природа учетов порождает конфликт интересов бухгалтерии с сотрудниками других подразделений компании. Найти баланс в этих отношениях – задача руководителя. Именно «баланс», потому что бухгалтерия, по сути, это такое же обслуживающее торговлю подразделение, как и многие другие. Если бухгалтер диктует другим условия работы, то это так же нелепо, как если бы водитель решал, какой товар и куда ему нужно везти.
К сожалению, приходится сталкиваться с ситуацией, когда внедрением системы автоматизации торговли руководит бухгалтер. Почему? Потому что в небольших компаниях бухгалтер часто оказывается единственным хорошо знакомым с компьютером сотрудником компании, который еще и «умеет работать с программами». Надо ли говорить, чем обычно заканчивается автоматизация в таком случае? Правильно, бухгалтерия сдает отчетность во время, а торговый отдел начинает задыхаться. Что уж говорить про клиентов. Директор одной крупной одной торговой сети говорил так: «Бухгалтер работает не на государство, а на меня. Мой бухгалтер накануне сдачи баланса или НДС бросит все, и пойдет в ночную инвентаризацию супермаркета, потому что это важнее».
Мы рекомендуем руководителям предприятий максимально отстранять бухгалтерию от внедрения системы управленческого учета. Этого же мнения придерживаются и компании - интеграторы, внедряющие зарубежные программные продукты (Axapta, SAP, etc.). На вопрос бухгалтера на переговорах: «А как же я?», - в этих компаниях существует готовый ответ: «Не переживайте, вы как работали, так и будете работать. Наша система Вам не помешает». И позиция интеграторов понятна – полноценный обмен данными между хорошим бухгалтерским и хорошим управленческим учетом не более чем миф.
Этот миф посеян в России одной известной компанией, которая выросла «от бухгалтерии». Разработав бухгалтерскую программу, они принялись за продукт для оперативного учета. И тут их ждала большая проблема. Чтобы не обидеть своих основных пользователей - бухгалтеров, пришлось весь «управленческий учет» делать с оглядкой на них. Что же получилось? Получился «управленческий учет», который выгружает проводки в «бухгалтерию», но совершенно не подходящий для розничной торговли. А с обменом «документами» все равно ничего не получилось – и далее будет ясно, почему.
На этом закончим теоретическую часть, и перейдем к практике. Поговорим о технических проблемах обмена документами между двумя системами, предназначенными для решения различных задач (не важно, Айтида это, или любые другие программы).
Итак, если есть документ, значит, в нем должны быть товары. Всем списком. Если бухгалтер скажет, что вся номенклатура ему не нужна, товары можно «сгруппировать по ставкам НДС» - он не понимает, что получит усредненный учет себестоимости спичек и красной икры. Товары должны передаваться вместе с документами. Всем списком. И весь ассортимент магазина попадает в справочник бухгалтерии.
Тут возникает проблема - синхронизация справочника. Коды (ID) номенклатуры в двух программах должны быть одинаковые. Если магазин небольшой, с ассортиментом не больше трех тысяч единиц, то бухгалтер еще сможет отслеживать и синхронизировать коды номенклатуры в разных базах. Делать это придется вручную, и именно бухгалтеру, а не оператору. Кроме того, в каждой карточке каждого товара придется заполнять специфические бухгалтерские реквизиты – тип товара, вид, и многие другие. И делать это придется постоянно.
Вводить новые товары при обмене документами в бухгалтерии нельзя. Если бухгалтеру понадобятся «чисто бухгалтерские» товары или услуги, придется их сначала вводить в управленческую базу данных, потом делать экспорт к себе в бухгалтерию. Спросите, готов ли бухгалтер к такой работе? Верите ли Вы, что он это будет делать? Понимаете ли Вы, чем это кончится, и кто будет виноват?
Допустим, нам повезло: в магазине всего 500 товаров, ассортимент не обновляется и не расширяется, все синхронизировано, и все, казалось бы хорошо. Начинаем предавать «приходы» в бухгалтерию. Сморим. Оказывается, и документы придется подправлять вручную! Руками проставлять договор, вариант зачета аванса и многое другое. И так - с каждым видом документа. Почему? Потому что нет в оперативном учете специфических бухгалтерских реквизитов - не нужны они, да и оператор не в состоянии их корректно указать.
А далее обнаруживаем проблемы с себестоимостью: сначала бонусы поставщиков, себестоимость которых в управленческом и бухгалтерском учетах отличается. Потом, всплывает проблема с несовпадением учетных политик (фифо, лифо, средняя себестоимость и другие). А что нам скажет бухгалтерия на управленческую установку «собственный товар списывать раньше комиссионного»?
Правила проведения документов в системах различны, и порядки округления десятитысячных долей числа отличаются. При раздельном проведении документов отчеты по себестоимости в бухгалтерии и управленческой базе не совпадут никогда. Как будет бухгалтер контролировать корректность данных? Правильно, руками.
В конце каждого дня обнаруживается, что (в результате пересортицы, например) по кассе продан товар, которого нет на остатках. В управленческом учете можно создать документы «инвентаризация», или «пересортица». Но их нельзя передавать в бухгалтерию! В бухгалтерии нельзя показывать ежедневные инвентаризации.
Полная инвентаризация по магазину – становится еще одной большой головной болью. По-управленчески, она должна быть немедленно подписана персоналом, ведь недостача - это их уменьшенная заработная плата. Ни какие изменения задним числом после инвентаризации недопустимы. Но бухгалтерия-то отстает! И правит первичные документы, и приводит это к расхолаживаю персонала, и фактическому отсутствию материальной ответственности.
Все что перечислено выше - это лишь некоторые крупные проблемы, с которыми столкнется тот бухгалтер, который хочет обмениваться документами. А еще ожидается множество мелких неприятностей – округления весового товара в чеках, уцененные товары, комбинированная оплата чека наличными и по карте, распределенные по позициям скидки на чек, операция обмена товара, возвраты вне кассовой смены, и другие.
В итоге, в случае обмена документами, работы у бухгалтера оказывается не меньше, а гораздо больше, чем даже при полностью самостоятельной, ручной работе без обмена данными. Облегчить жизнь бухгалтера, и то – не много, можно с помощью обмена сводными проводками.
И все-таки, большинство бухгалтеров предпочитают нести ответственность именно за свою работу, а не за работу операторов. И поэтому, «как раньше работали, так и продолжают работать». И управленческая система им вовсе не мешает.
P.S. Вы наверное спросите: «Неужели этих проблем не будет, если приобрести и управленческую и бухгалтерскую программу от одного производителя»? Постарайтесь ответить сами на этот вопрос, или попробуйте на каком-либо предприятии наладить полноценный управленческий и полноценный бухгалтерский учет с обменом данными. Особенно, если это предприятие - магазин.
P.S.S. И все-таки, если вы хотите взять на себя такую ответственность, можете воспользоваться обработкой «Выгрузка данных» в Айтида Retail, и самостоятельно настроить выгрузку документов для программы бухгалтерского учета.
Андрей Числер
Назад
